We willen deze vraag onderzoeken en verduidelijken waarom het belangrijk is om ERP-software te vinden die perfect past bij uw eigen bedrijf. Want bijna geen enkel bedrijf is hetzelfde als het andere. Software voor food heeft bijvoorbeeld andere functies nodig dan productie software.
Ontdek hoe ERP precies kan helpen om middelen te besparen en zo bedrijven een concurrentievoordeel ten opzichte van hun concurrenten te garanderen. We bekijken ook hoe ERP-software werkt om beter te begrijpen hoe het precies helpt om middelen en uiteindelijk geld te besparen.
Wat is ERP-software?
Wat is ERP? – dit staat voor Enterprise Resource Planning. Het is de taak van een ondernemer om bestaande middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Uw eigen processen moeten zoveel mogelijk worden geoptimaliseerd en de bijbehorende middelen moeten naar behoefte aan hen worden gedistribueerd.
Elk proces moet te allen tijde worden voorzien van de juiste hoeveelheid middelen in de juiste kwaliteit. Tegelijkertijd moet afval zoveel mogelijk worden vermeden. In dit verband wordt onder middelen verstaan meer dan alleen te verwerken goederen.
Integendeel, de mankracht van het personeel, fabrieken en machines, financiële middelen, onroerend goed, het wagenpark, enz. Al deze middelen moeten nu optimaal worden verdeeld over de bestaande processen. Hier begint ERP-software.
Hoe ERP-software werkt
Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier worden datasilo’s van individuele afdelingen opgesplitst en werken alle actoren met dezelfde data. Dit betekent dat informatie sneller wordt gedeeld en processen minder gevoelig zijn voor fouten.
Daarnaast kunnen de processen over afdelingen heen worden geïmplementeerd en dus veel slanker. Dit bespaart resources op alle niveaus. Hiervoor bestaat een ERP-software uit modules. Elke module bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die de processen in het betreffende gebied ondersteunen.
Ontwikkeling van een ERP-software
Er zijn modules voor magazijnbeheer, human resource management, klantrelatiebeheer, productie, documentbeheer of supply chain management, enz. Afhankelijk van de behoeften en het werkgebied van uw eigen bedrijf bestaat de ERP-software uit al die modules die nodig zijn om uw eigen processen te dekken.
Als gevolg hiervan hebben veel ERP-leveranciers zich in de loop van de tijd gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun oplossingen daarop aangepast. Maar er zijn verschillen, niet alleen in termen van het scala aan functies. Ook met betrekking tot het betreffende licentiemodel waarmee de oplossing op de markt wordt aangeboden, verschillen deze van elkaar.
Zo kan een ERP-software klassiek worden geïmplementeerd op de interne servers van een bedrijf, of op externe servers, buiten de eigen grenzen van het bedrijf. Hier valt het cloudmodel vooral op. Hier wordt de software aangeboden vanuit een cloud en toegankelijk voor de gebruiker via een webtoegang.
Dit model wordt steeds populairder, omdat er geen eigen servers meer nodig zijn en de inspanning die bij de introductie komt kijken meestal veel lager is dan bij een lokale variant. Waar een bedrijf uiteindelijk over beslist, hangt grotendeels af van de eigen omstandigheden in het bedrijf.
Modules in een ERP-software
Laten we eens kijken naar een paar essentiële modules van een ERP-software en de voordelen ervan in de praktijk benadrukken. Of een bedrijf deze modules uiteindelijk nodig heeft en in welke mate hangt grotendeels af van het werkterrein van het bedrijf.
Customer Relationship Management (CRM)
Met een CRM module kunnen alle zaken met betrekking tot klantrelatiebeheer beter en efficiënter worden beheerd. Voor elke klant wordt een klantenbestand aangemaakt waarin alle gegevens van alle afdelingen worden opgeslagen. Dit betekent dat de klantenservice altijd over alle benodigde informatie beschikt als een klant een vraag beantwoordt.
Marketing en sales profiteren ook van de centralisatie van data. Door gerichte evaluaties van de data kunnen belangrijke inzichten worden verkregen in de individuele klanten en hun behoeften. Hierdoor kunnen verkoopkansen beter worden geïdentificeerd en kunnen klanten gerichter worden geadverteerd.
Human Resource Management (HRM)
De HR-module biedt belangrijke functies voor het aansturen van uw eigen personeel. Van een geïntegreerde tijdregistratie tot een applicatiebeheer met geïntegreerd sollicitantenportaal tot het maken van arbeidscontracten, de module ondersteunt met tal van automatiseringen en sjablonen die dagelijkse processen aanzienlijk stroomlijnen en zo helpen om middelen te besparen.
Documentbeheer (DMS)
Met een documentbeheersysteem kunnen alle gegevens centraal worden opgeslagen en gearchiveerd. Op deze manier kunnen alle acteurs snel de documenten vinden die ze zoeken. Er is slechts één geldige versie van een document tegelijk. Wijzigingen hierin kunnen vervolgens door alle andere actoren worden getraceerd, zodat altijd duidelijk is wat de laatste status is, bijvoorbeeld bij een bestelling.
